4.2.3. Maîtrise des documents

Cela concerne les documents internes et ceux d’origine externes, comme :

 la réglementation applicable aux machines, le code du travail, le code de l’environnement, les règlements de zones d’activités,…
 les normes applicables aux produits (DTU, Avis techniques,…) et aux process
 les cahiers des charges, plans, contrats, commandes,…
 les courriers, email et fax
Une procédure documentée doit être établie afin de définir les contrôles nécessaires pour :
 approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion (vérificateur et approbateur autres que le rédacteur);
 revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents;
 assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés;
 assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes des documents applicables;
 assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables;

 assurer que les documents d'origine extérieure jugés nécessaires par l'organisme pour la planification et le fonctionnement du système de management de la qualité sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée;

 empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, et les identifier de manière adéquate s'ils sont conservés dans un but quelconque ;

 gérer l’archivage des documents en fonction de la réglementation et/ou des choix de l’entreprise selon leur importance et leur origine

 définir les autorités et responsabilités en matière de rédaction, vérification et approbation des documents

Synoptique de la gestion d’un document